Integrationserfolg Dokumentenverarbeitung automatisieren mit SAP Document AI

Die Verarbeitung von Tausenden von Zahlungsavis-Dokumenten monatlich in verschiedenen Formaten (PDF, Excel, gescannte Bilder) mit unterschiedlichen Layouts von mehreren Lieferanten erforderte erheblichen manuellen Aufwand. Finanzteams benötigten durchschnittlich 8 Minuten pro Dokument für die Dateneingabe in SAP S/4HANA, was zu Engpässen und betrieblichen Ineffizienzen führt.

Eine technische Herausforderung ist die Verwaltung der Dateizugriffsberechtigungen. Dokumente im SAP Document AI Service sind mit Berechtigungsparametern gesichert, die sich vom Standard-S/4HANA-Berechtigungsmodell unterscheiden. Jeder Dokument-Upload erzeugt einen eindeutigen Berechtigungskontext, der während des gesamten Verarbeitungslebenszyklus ordnungsgemäß verwaltet werden muss, um Fehler zu vermeiden.

Berechtigungsverwaltung

Das Berechtigungsframework erforderte sorgfältige Orchestrierung. Wenn Dokumente in Document AI hochgeladen werden, erhalten sie spezifische Zugriffstokens und Berechtigungsparameter. Diese Anmeldeinformationen müssen korrekt durch jede Integrationsschicht weitergegeben werden. Unsachgemäße Handhabung führt zu 'Forbidden'-Fehlern beim Dokumentenabruf.

Eine umfassende Integrationsarchitektur wurde unter Verwendung von SAP Business Technology Platform (BTP) Services implementiert:

• SAP Cloud Integration (CPI) für E-Mail-gesteuerte Workflows und Dokument-Upload-Orchestrierung

• SAP Document Information Extraction für KI-gestützte Datenextraktion mit vortrainierten Modellen

• Benutzerdefinierte Anwendungsschicht für Workflow-Management, Berechtigungshandhabung und Geschäftslogik

• Integration mit S/4HANA-APIs für Geschäftspartnervalidierung und Zahlungsavisbuchung

Die Lösung nutzt vortrainierte KI-Modelle von SAP zur Extraktion wichtiger Informationen einschließlich Rechnungsnummern, Beträge, Daten, Zahlungsreferenzen und IBAN-Details.

Berechtigungslösung

Um die Berechtigungskomplexität zu bewältigen, haben wir ein sicheres Credential-Management-System implementiert. Die benutzerdefinierte Anwendung verwaltet eine Zuordnung zwischen Dokument-IDs und zugehörigen Autorisierungstokens während des gesamten Verarbeitungslebenszyklus.