BTP-Strategie: Warum der Prozess über den Erfolg entscheidet

Manche Gespräche entstehen erst im Reden. Genau so eines führte unser Kollege Jari Pietsch als Gast im Podcast Flow Forward von FlowPrime. Im Mittelpunkt stand die SAP Business Technology Platform, kurz SAP BTP.

Doch am Ende ging es um eine Erkenntnis, die weit über Technologie hinausreicht:

Der Prozess entscheidet über den Erfolg. Das Tool ist nur Mittel zum Zweck.

Die SAP BTP als Werkbank neben dem ERP

Wer die BTP erklären will, braucht kein Akronym-Wörterbuch. Jari beschreibt sie als Werkzeugkasten neben dem transaktionalen ERP.

Alles, was nicht direkt ins SAP-S/4HANA-Kernsystem gehört, aber eng damit zusammenspielen soll, findet hier seinen Platz: Integration, mobile Anwendungen, Automatisierung und zunehmend auch KI.

Im Bild der Intralogistik gesprochen: Das SAP-System ist das Lager, die BTP ist die Werkbank gleich daneben.

Ein weiterer praktischer Vorteil: Über die BTP lassen sich eigene Lösungen entwickeln, ohne den ERP-Kern unnötig zu verändern. Funktionen wie Autorisierung und User-Management sind weitgehend Bestandteil der Plattform.

Das ist der Kern des Clean-Core-Ansatzes: Systeme erweitern, ohne den Standard durch individuelle Anpassungen unnötig komplex zu machen.

Der Klassiker: die automatische Ablage von Lieferscheinen

Ein Praxisbeispiel zieht sich durch die Podcast-Folge: Ein Lieferschein soll automatisch abgelegt und mit dem passenden SAP-Beleg verknüpft werden.

Klingt zunächst banal, hat es in der Praxis aber in sich.

Denn der eigentliche Engpass liegt häufig nicht in der Technik.

„Der schönste Prozess ist nutzlos, wenn die Dokumente nicht dort landen, wo sie abgeholt werden.“

Deshalb beginnt Jari beim Verhalten der Menschen – noch vor jedem technischen Service.

Warum wird ein Dokument nicht abgelegt? Wo entsteht Reibung? Wie lässt sich die Hürde für die Mitarbeitenden möglichst niedrig halten?

Erst danach kommen die technischen Bausteine ins Spiel: eine Vorverarbeitung, die Scans lesbar und verarbeitbar macht, OCR und KI zur Erkennung relevanter Informationen sowie der Abgleich mit den vorhandenen Stammdaten.

Warum das System of Record den Ausschlag gibt

Eine automatische Erkennung allein reicht nicht für einen zuverlässigen Prozess.

Damit Daten sicher weiterverarbeitet werden können, müssen die erkannten Informationen mit echten Systemdaten abgeglichen werden.

Hier spielt SAP eine wichtige Stärke aus: Stammdaten sind häufig besser und wertvoller, als ihr Ruf vermuten lässt. Gleichzeitig bleibt das ERP das System of Record – also die maßgebliche Quelle für die relevanten Geschäftsdaten.

Der Abgleich mit dieser Quelle ermöglicht Automatisierung, ohne die Kontrolle über den Prozess aufzugeben.

Und wo eine automatische Entscheidung zu kritisch oder unsicher wäre, landet der Vorgang im Workflow zur manuellen Prüfung.

Das Ziel ist also nicht, Menschen aus dem Prozess zu entfernen. Es geht darum, ihre Zeit dort einzusetzen, wo Erfahrung und Entscheidungskompetenz tatsächlich einen Mehrwert schaffen.

Das Kostenthema: Ein einzelner Use Case kann täuschen

Die BTP wird häufig als teuer wahrgenommen. Das hängt jedoch stark davon ab, wie man die Kosten betrachtet.

Betrachtet man nur einen einzelnen Use Case, können die anteiligen Plattform- und Betriebskosten hoch wirken. Betrachtet man dagegen den gesamten Prozess und die Nutzung über mehrere Abteilungen hinweg, kann sich die Rechnung deutlich verändern.

Dokumentenverarbeitung ist schließlich selten nur ein Thema für das Lager. Auch Vertrieb, Einkauf und Rechnungswesen können ähnliche Anforderungen haben.

Hinzu kommt die Lizenzlogik. Abhängig vom bestehenden SAP-Vertrag und den jeweiligen Berechtigungen können bestimmte BTP-Services bereits Teil des bestehenden Setups sein. Und nicht jede kleine Anwendung benötigt eine umfangreiche HANA-Datenbank im Hintergrund. Je nach Anwendungsfall kann eine schlankere technische Lösung ausreichen – manchmal sogar ohne zusätzliche Persistierung.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur:

„Was kostet die BTP?“

Sondern vielmehr:

„Was kostet der bestehende Prozess – und welchen messbaren Nutzen schaffen wir durch seine Verbesserung?“

Technologie ist kein Selbstzweck

Am Ende führt Jari die Diskussion auf einen einfachen Gedanken zurück: Erst verstehen, was wirklich gebraucht wird. Dann entscheiden, welche Technologie dafür sinnvoll ist.

„Jeder Use Case ist ein richtiger Use Case, wenn er sich lohnt und Nutzen bringt.“

Genau hier setzen wir bei operayo an.

Wir starten beim Prozess, ordnen die Technologie ein und entwickeln Lösungen, die sich wirtschaftlich rechnen.

Die SAP BTP ist dafür ein leistungsfähiger Werkzeugkasten. Aber der Werkzeugkasten selbst ist noch keine Strategie.

Entscheidend ist, welches Problem gelöst werden soll – und welchen konkreten Mehrwert die Lösung schafft.

Die komplette Podcast-Folge hören

Du möchtest Jaris Perspektive direkt hören? Dann hör dir die Folge von Flow Forward mit Jari Pietsch auf Spotify an.

[Spotify-Folge: Flow Forward mit Jari Pietsch]

Das Wichtigste in einem Satz

Erst den Prozess verstehen. Dann den Nutzen bewerten. Und erst danach die passende Technologie auswählen.

So wird die SAP BTP von einer weiteren Plattform zu einem echten Enabler für nachhaltige digitale Transformation.